構築事例
住宅設備の工事会社を想定したデータで、契約・許可・保険・車検・資格の更新期限を一覧にするシステムを構築しました。
ChatGPTに書類の画像を渡すと、満了日と、更新や解約の申し出の期限を読み取り、3か月以内に来る期限を色分けした一覧ができます。
| 対象業務 | 契約・許可・保険・車検・資格の更新期限の管理 |
|---|---|
| 想定した運用 | 書類ごとに満了日を探して書き写し、契約書の条項から申し出の期限を計算する |
| 構築したシステム | 書類の画像の受け渡し → AIによる満了日と申し出条件の読み取り → 期限の計算と色分け → Excelの期限一覧の作成 → 担当者の確認 |
| 結果 | 書類7件の満了日と申し出の期限を約3分で一覧にした |
| 費用の目安 | 単発でのご依頼（参考価格）：¥25,000〜（税別） 月額伴走でのご依頼：月額5万円〜（税別）のプランで、ほかの業務自動化とあわせて進められます |
担当者が一覧と書類の原本を照合します。読めない日付は推測で埋めず、【要確認】として残します。
入力したデータがAIの学習に利用されない設定を確認してから使います。渡すデータの範囲は、業務と社内ルールに合わせて事前に整理します。
読めます。今回も、令和と平成で書かれた日付を西暦に直して一覧にしました。
許可通知書・保険証券・車検証・賃貸借契約書・リース契約書・保険の加入者証・資格の免状の画像を使いました。
「期間満了の2か月前までに書面で通知」のような条項から申し出の期限を計算し、根拠の条項と一緒に記載しました。複合機リースは、返却の申し出期限が基準日より前に過ぎていることが赤で表示されました。
車検証の満了日は画像がかすれていたため、AIは日付を推測せず【要確認】と記載し、原本での確認を促しました。
似た手作業が残っていれば、お気軽にご相談ください。
まずは相談してみる住宅設備の工事会社で、建設業許可・社用車の保険と車検・事務所の賃貸借・複合機のリース・保険・資格の期限を、事務所の担当者が管理する業務を想定しました。満了日と更新の手続きの期限が書類ごとにばらばらで、和暦と西暦も混ざっていました。
書類の受け渡しから期限一覧の完成まで、次の4ステップで処理します。
書類の画像をChatGPTに渡す
AIが満了日と、更新や解約の申し出の条件を読み取る
申し出の期限を計算し、色分けしたExcelの期限一覧を作る
担当者が原本と照合し、【要確認】の日付を埋める
使用技術
※ 住宅設備の工事会社を想定したデータで動作させました。
今回のシステムは、「書類の画像を集める → AIが日付と条件を読み取る → 期限を計算して一覧にまとめる」という構成です。書類に書かれた期限を管理する業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、お使いの書類と管理の方法に合わせて設計します。
ChatGPT Plus以上のプランで使えるChatGPT Workで作っています。すでにご契約のプランで動くかを、導入前に確認します。
一覧をGoogleスプレッドシートに置き、期限が近い行をメールやチャットで知らせる形にもできます。内容を伺ったうえでご提案します。
作れる見込みです。お使いの環境を伺ったうえで確認しますので、ご相談ください。
内容を拝見して、2営業日以内にメールでご返信します。オンライン相談をご希望の場合は、日程調整のご案内をお送りします。