導入事例
複数の取引先へ毎月送っていたお知らせ文書と予定表の作成・送付準備を自動化しました。
この事例では、年間の管理計画表から当月に実施する作業予定を自動で抽出し、取引先である施設ごとの月間予定表とお知らせ文書を自動生成しています。送付メールは、生成した文書のPDFを添付した下書きの作成までをしくみが担当し、担当者が内容を確認してから送信する流れにしました。
請求案内・定期点検の案内・契約更新の通知など、決まったデータをもとに毎月の文書を作成して送る業務に応用できます。
年間の計画表から当月分を自動抽出
| お客様 | 複数の施設を対象に、設備の点検・管理業務を請け負っている中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | 施設ごとのお知らせ文書・月間予定表の作成と、送付メールの準備（毎月） |
| 導入前の運用 | 担当者が年間の管理計画表から当月分の作業を確認し、施設ごとの月間予定表とお知らせ文書を手作業で作成して送付 |
| 構築したしくみ | 管理計画表から当月分の作業予定を自動抽出 → 施設ごとの月間予定表・お知らせ文書を自動生成してGoogleドライブへ保存 → PDFを添付した送付メールの下書きを自動作成し、担当者の確認を経て送信 |
| 導入効果 | 毎月の文書作成とメール準備が自動処理に。担当者の作業は、生成された文書の確認と送信の判断になりました |
| 費用の目安 | お試し自動化 1万円〜 AI自動化相談プラン 1万円/月 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
導入前は、施設への月次連絡にかかわる文書を、担当者が毎月手作業で作成していました。年間の管理計画表を見て当月に実施する作業を確認し、施設ごとの月間予定表とお知らせ文書を作成して、メールで送付するまでの一連の作業です。
対象の施設が複数あり、文書の内容も施設ごとに異なるため、予定の転記と文書の作成、送付の準備という同じ手順の作業が毎月発生していました。
管理計画表の読み取りから送付メールの準備まで、次の6ステップで処理するしくみを構築しました。
年間の管理計画表から当月に実施予定の作業を自動抽出する
抽出した予定をもとに施設ごとの月間予定表を自動生成する
同じ予定から施設へ送るお知らせ文書を自動生成する
生成した文書をPDFにしてGoogleドライブへ自動保存する
送付メールの下書きを自動作成し、生成したPDFを自動添付する
担当者が下書きの内容を確認してから送信する
使用技術
施設宛のメールは相手に直接届くため、しくみが担当するのは下書きの作成までとし、送信は担当者が内容と宛先を確認してから行う流れにしました。生成した文書に気になる点があった場合も、確認の段階で止められる作りです。
当月に実施する作業は管理計画表の実施予定の印で確定しているため、内容の判定を挟まない、決まった手順どおりに動く構成にしました。処理内容が元データで決まっている業務では、この方が動作が確実で、AIの利用料もかかりません。書類の内容から振り分け先を判断する業務のように、判定が必要な場面ではAIを組み合わせて設計しています。
月間予定表とお知らせ文書は、従来から現場で使われてきたそれぞれの様式（テンプレート）に合わせて自動生成する形にしました。受け取る施設側は、これまでと同じ見た目の文書で予定を確認できます。
毎月の文書作成と送付準備が、生成結果の確認と送信の判断だけで回る形になりました。
今回のしくみは、「予定が確定したら、決まった様式の文書を作成し、PDFを添付した送付メールの下書きまで用意する」という構成です。文書のもとになるデータと様式が決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのスプレッドシートや文書の様式に合わせて設計します。同じような業務がある方は、お気軽にご相談ください。
毎月の文書作成や送付の準備を手作業で行っているケースでしたら、同じしくみを応用できる可能性があります。
今回の月次連絡の自動化と同じような自動化を、単発で導入します。
※表示価格は目安です。内容を伺ったうえで個別にお見積もりします。
毎月の打ち合わせ（オンライン・月1回）とチャットで、AI活用・業務改善の相談に乗ります。
今回のような自動化を、定例ミーティングで優先順位を決めながら複数並行で進めます。ほかの業務もあわせて継続的に改善したい方向けです。
※ライト・スタンダード・プロの3プラン。作業時間の目安をもとにお見積もりします。
今回のしくみでは、AIによる判定を使っていません。実施する作業が管理計画表で確定している定型業務のため、決まった手順どおりに確実に動く構成を選びました。書類やメールの内容から振り分け先を判断する業務のように、判定が必要な場面ではAIを組み合わせて設計しています。実例はネットFAXのAI自動仕分けと受信メールのAI自動仕分け・整理の事例をご覧ください。
しくみが行うのは下書きの作成までです。送信は、担当者が下書きの内容と宛先を確認してから行います。
年間の管理計画表（Googleスプレッドシート）の実施予定の印から、当月分の作業を読み取ります。計画表はこれまでどおり更新するだけで、しくみ側が当月分を抽出します。
今回の事例では、従来から使われてきた月間予定表とお知らせ文書の様式に合わせて自動生成する形で構築しました。様式が宛先ごと・文書ごとに異なる場合も、それぞれに合わせて設計します。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。