導入事例
ネットFAX（クラウド型のFAX受信サービス）に届く書類の仕分け・振り分けは、OCRと生成AIの組み合わせで自動化できます。このページでは、外注していた仕分け作業を自動化し、運用コストを差し引いて年間約18万円のコストを削減した実例をもとに、導入前の状況・しくみ・効果・費用の目安を説明します。
| お客様 | 法令にもとづく点検・報告業務を行う中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | ネットFAXで届く書類の仕分け・部署への振り分け |
| 導入前の運用 | 担当者が1枚ずつ内容を確認して振り分け。作業は外注しており月額18,000円のコストが発生 |
| 構築したしくみ | FAX受信 → OCR → AI判定 → Google Drive保存 → チャット通知までの自動処理 |
| 運用コスト | 月約3,000円（サーバー・AIの利用料） |
| 削減効果 | 年約18万円（運用コスト差し引き後の実質額） |
| 導入期間 | 約1ヶ月（他業務と並行しながら） |
| 費用の目安 | お試し自動化 3万円〜 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
ネットFAXを導入しても、仕分けは手作業のまま残っていないでしょうか。
ネットFAXには、日程の返信、発注書、営業案内、手書きのメモまで、種類の違う書類が毎日届きます。導入前の運用は次のとおりでした。
作業そのものは単純ですが、日々発生し、内容の判断が必要なため、人手か外注費のどちらかが毎月かかり続ける業務でした。
受信からチャット通知まで、次の5ステップで処理します。
ネットFAXに届いたPDFを自動で取得する
OCR（文字認識）でテキスト化する。手書き文字も読み取る
AI（Gemini API）がテキストの内容から、担当部署と書類の種類を判定する
Google Driveの該当フォルダに自動保存し、担当部署のチャットへ要約付きで通知する
設定した判定条件を満たさないものや、必要な情報を十分に読み取れなかったものは自動処理せず、「要確認」として人に戻す
使用技術
※ しくみはお使いのFAXサービス・チャットツール（Slack・LINE WORKS等）に合わせて調整できます。
費用面だけでなく、外注先とのやり取り（依頼・確認・引き継ぎ）が不要になったことも、担当者の負担減につながっています。
AIが判定に迷った書類は自動仕分けせず、確認用フォルダに退避して担当者へ通知します。誤って仕分けされた書類に気づいた場合は、判定ルールとAIへの指示を調整して対応します。
斜めに届いたFAXの傾き補正、画像のノイズ除去、PDFから画像への変換。この前処理の調整に、実装の中で一番時間をかけました。
いきなり全自動にはせず、最初は判定結果を人が確認しながら分類ルールを固め、精度が安定してから本稼働に移しました。
今回の事例は、「決まった場所に書類が届く → 担当者が中身を確認して判断する → 手作業で振り分け・転記する」という流れです。メール・PDF・Webフォームなど、電子データとして届く・受け渡しされている業務であれば、この型に当てはまる限り同じしくみで自動化できる可能性があります。
上記はいずれも、今回と同じく「AIによる読み取り・判断」と「Google Workspace上での振り分け・転記」の組み合わせで対応できます。紙の書類のままの業務は対象外ですが、今回の事例のように「ネットFAX等ですでにPDF化されている」場合は対応できます。現在の業務の流れをうかがえれば、自動化できる範囲と費用の目安をお答えします。
対応できます。この事例の構成は一例で、実際のしくみはお使いのFAXサービス・チャットツール・社内環境に合わせて設計します。
読み取れます。実際の運用では、人の目では判別しづらい字を読み取れたケースもあります。ただし、画質や書き方によって精度は変わるため、導入前に実際の書類で確認します。読み取り結果が判定条件を満たさない場合は自動処理せず、「要確認」として人に戻す設計にしています。
できます。導入後の日常運用は「届いた通知を確認するだけ」の状態を目指して設計します。運用開始後の調整やトラブル対応も、伴走の範囲でサポートします。
原本PDFはお客様のGoogleドライブに保管したまま処理し、外部のストレージへ複製しません。AIによる判定時には、判定に必要な範囲のデータをGemini APIへ送信します。送信する範囲・保存場所・アクセス権限は、業務内容と社内ルールに合わせて事前に整理します。ご希望に応じてNDA（秘密保持契約）も締結します。
利用するAIサービスのデータの取り扱い条件を確認し、業務内容に合わせて選定・運用します。気になる点は、導入前のご相談時にお答えします。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。