導入事例
毎日届く大量のメールを種類や優先度などで整理・仕分けする作業を自動化しました。
この事例では、Gmailの受信メールを、差出人ルールとAI判定の2段階で自動分類し、要約・振り分け先・優先度をGoogleスプレッドシートの一覧表へ自動記録しています。また、添付ファイルがあれば自動でGoogleドライブへダウンロードし、スプレッドシートにリンクを貼り付けるようにしました。
問い合わせ・注文・請求など、メールの種類を問わず「届いたメールを内容で仕分けて管理する」業務に応用できます。
受信メールの分類・要約・記録まで
| お客様 | 複数の取引先・関係者からのメール対応を担っている個人事業主 |
|---|---|
| 対象業務 | Gmailで受信するメールの内容確認・仕分けと、対応優先度の判断 |
| 導入前の運用 | 毎日、担当者が受信メールを1件ずつ開いて内容を確認し、用件と優先度を判断して手作業で整理 |
| 構築したしくみ | 受信メールを差出人ルールとAI判定の2段階で自動分類 → AIによる要約・振り分け先・優先度・返信期限の推定をGoogleスプレッドシートの一覧表へ自動記録 → 添付ファイルはGoogleドライブへ自動保存し、一覧表へリンクを記録 |
| 導入効果 | 1日約50通のメール仕分けが自動処理に。優先度つきの一覧表で、対応すべきメールから確認できる状態になりました |
| 費用の目安 | お試し自動化 3万円〜 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
導入前は、受信メールの仕分け・整理を担当者が手作業で行っていました。毎日届くメールを1件ずつ開いて内容を確認し、どの用件のメールか、急ぎの対応が必要かどうかを、その場で判断していました。
メールは1日約50通届くため、確認と仕分けだけで時間がかかり、対応の抜け漏れや優先度の判断ミスが起きやすい状態でした。
受信メールの取得から一覧表への記録まで、次の6ステップで処理するしくみを構築しました。
Gmailの受信メールを自動取得する
差出人ルール（マスタ）で確実に判定できるメールを、AIを使わずに分類する
ルールで判定できないメールは、AIが件名・本文・差出人から振り分け先を判定する
AIがメールの要約・優先度・返信期限の目安をあわせて推定する
添付ファイルがあればGoogleドライブへ自動保存する
分類結果と添付ファイルのリンクをGoogleスプレッドシートの一覧表へ自動記録する
使用技術
差出人ルールで確定できるメールはAIに送らず、そのまま分類します。AIの利用を「ルールに書き切れない曖昧なメール」だけに絞ることで、処理速度とAI利用料を抑えながら、判定の難しいメールには内容を読んだ判定を行う構成にしました。
AIの判定結果と人の最終判断に差があった場合、その差分を「学習候補」として自動で記録するようにしました。溜まった差分をもとに差出人ルールとAIへの指示を調整し、運用しながら判定の精度を上げていける作りです。
本番のメールボックスを使わない試験モードで分類の動作を検証してから、運用を開始する手順にしました。また、処理済みのメールはIDで管理し、同じメールが一覧表へ二重に記録されない作りにしています。
1日約50通の受信メールが、このしくみで自動的に仕分け・記録されています。
今回のしくみは、「届いたメールをルールとAIの2段階で判定し、要約・振り分け先・優先度を一覧表へ記録する」という構成です。判定のもとになる情報が文面にある業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGmailやスプレッドシートの構成に合わせて設計します。同じような業務がある方は、お気軽にご相談ください。
メールの原本はお客様のGmailに保管したまま処理し、外部のストレージへ複製しません。AIによる判定時には、判定に必要な範囲のデータ（件名・本文・差出人の情報）をGemini APIへ送信します。
本番運用では法人向け設定のGemini APIを利用しており、この条件ではプロンプトと応答がAIの学習（製品改善）に使われない規約になっています。なお、不正利用対策のためログが一定期間保存される場合があります。
Gmailのフィルタ機能は、差出人や件名の条件に一致したメールを振り分けます。今回のしくみでも、条件で確実に判定できるメールは同じようにルールで処理します。異なるのは、ルールに書き切れない曖昧なメールをAIが内容から判定する点と、要約・優先度・返信期限の目安まで一覧表に記録して対応状況を把握できる点です。
AIの判定結果と人の最終判断に差があった場合、その差分は「学習候補」として自動で蓄積され、分類ルールの調整に使えるようにしています。誤った振り分けに気づいた場合は、判定ルールとAIへの指示を調整して対応します（運用サポートの範囲で実施）。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。