構築事例
住宅設備の工事会社を想定したデータで、メール・FAX・電話メモで届いた依頼を、受注台帳へ登録する前の確認表にまとめるシステムを構築しました。
ChatGPTに届いた依頼と工事台帳（受注台帳）を渡すと、新規・変更・取消を見分け、変更と取消は台帳のどの工事の話かを照らし合わせます。読めない箇所や足りない情報は【要確認】として残り、担当者が確認してから台帳に登録します。
| 対象業務 | メール・FAX・電話で届いた工事の依頼の受注入力 |
|---|---|
| 想定した運用 | 届いた依頼を読み、工事台帳へ手で書き写す。変更や取消は台帳から該当の工事を探す |
| 構築したシステム | 依頼と工事台帳の受け渡し → AIによる読み取りと新規・変更・取消の区分け → 台帳との照合 → Excelの登録前確認表の作成 → 担当者の確認と登録 |
| 結果 | 6件の依頼を約3分で新規4件・変更1件・取消1件に分けた |
| 費用の目安 | 単発でのご依頼（参考価格）：¥25,000〜（税別） 月額伴走でのご依頼：月額5万円〜（税別）のプランで、ほかの業務自動化とあわせて進められます |
AIが作るのは登録前の確認表で、台帳への登録は担当者が確認表を見てから行います。読めない箇所は推測で埋めず、【要確認】として残します。
入力したデータがAIの学習に利用されない設定を確認してから使います。渡すデータの範囲は、業務と社内ルールに合わせて事前に整理します。
読める箇所は読み取ります。今回も、にじんだFAXの読めない部分と、電話メモの住所の続きは【要確認】として残りました。
メール3通、FAX2枚、手書きの電話メモ1枚と、工事台帳を使いました。
工事日の変更と見積の見送りの連絡を、台帳の工事に結びつけました。台帳の日付や進捗状況と依頼の内容が合わない点は「候補」とし、確認が必要な点が記載されました。
管理会社からのFAXは、台帳にある同じ建物の工事と部屋番号が違うため、別の新規の依頼として分かれました。
似た手作業が残っていれば、お気軽にご相談ください。
まずは相談してみる住宅設備の工事会社で、メール・FAX・電話で届いた工事の依頼を、事務所の担当者が工事台帳へ書き写す業務を想定しました。新しい依頼のほかに、工事日の変更や見積の見送りの連絡も混ざって届いていました。
依頼の受け渡しから台帳への登録まで、次の4ステップで処理します。
届いたメール・FAX・電話メモと工事台帳をChatGPTに渡す
AIが依頼を読み、新規・変更・取消に分ける
変更と取消を台帳の工事と照らし合わせ、Excelの登録前確認表を作る
担当者が【要確認】の項目を見てから、台帳に登録する
使用技術
※ 住宅設備の工事会社を想定したデータで動作させました。
今回のシステムは、「形式の違う依頼が届く → AIが中身を読み取る → 台帳の項目に合わせた一覧にまとめる」という構成です。いろいろな形で届く連絡を台帳に書き写す業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、お使いの台帳の項目に合わせて設計します。
ChatGPT Plus以上のプランで使えるChatGPT Workで作っています。すでにご契約のプランで動くかを、導入前に確認します。
合わせられます。お使いの台帳を渡して、その項目で確認表を作るようにプロンプトを設定します。
扱えます。LINEの文面を貼り付けるか、画面を撮った画像を渡します。
作れる見込みです。お使いの環境を伺ったうえで確認しますので、ご相談ください。
内容を拝見して、2営業日以内にメールでご返信します。オンライン相談をご希望の場合は、日程調整のご案内をお送りします。