導入事例
完成した報告書PDFを、お客様ごとに振り分けてメールで送付する作業を自動化しました。
この事例では、Googleドライブに保存された報告書PDFの内容をAIが読み取って送付先と送付対象を判定し、担当者が承認した分だけをGmailで一括送信しています。送信した書類は自動で記録され、同じ書類を二度送らない作りです。書類は閲覧期限付きのリンクで送付し、お客様がリンクを開くと通知が届きます。
請求書・支払明細・月次レポートなど、「決まったお客様へ書類を送る」業務に応用できます。
宛先判定はAI・送信の判断は人が実施
| お客様 | お客様ごとに報告書を作成し、メールで送付する業務がある中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | 完成した報告書PDFの送付先確認・メール作成・送信と、送信後の管理 |
| 導入前の運用 | 担当者が報告書を1件ずつ確認し、送付先を確かめて手作業でメールを作成・送信 |
| 構築したしくみ | Googleドライブに報告書PDFの専用フォルダを用意。担当者がそこへファイルを保存すると、AIが内容を読み取って送付先と送付対象を自動判定（判定に迷った分は「要確認」で停止） → メール下書きを自動作成し、担当者が確認・承認 → 承認された分だけをGmailで一括送信 → 送信結果を自動記録し、閲覧期限付きリンクの開封（クリック）を通知 |
| 導入効果 | 宛先の判定からメール送信・記録までが自動処理になり、人の作業は送信前の承認だけになりました。送信済みの記録が自動で残ります |
| 費用の目安 | お試し自動化 3万円〜 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
導入前は、完成した報告書を担当者が1件ずつメールで送付していました。送付先の確認、メールの作成、送信後の管理をすべて手作業で行っていました。
送り漏れがないか、同じ報告書を二度送っていないかの確認も担当者の注意力に頼っており、送付の件数が増えるほどリスクが大きくなる状態でした。
報告書PDFの検知からメール送信・記録まで、次の7ステップで処理するしくみを構築しました。
Googleドライブに用意した専用フォルダへ報告書PDFを保存すると、自動で検知する（毎月の定期送付にも、都度発生する不定期の送付にも対応）
AIが報告書PDFの内容を読み取り、送付先のお客様と送付対象を自動判定する。候補が複数ある・確信度が低いなど判定に迷いがある場合は、「要確認」として止め、人の確認に回す
判定が確定した分はメールの下書きを自動作成し、担当者が宛名・文面を確認して承認する
承認された分だけを、Gmailで一括送信する。送信の直前にも宛先を再検証し、登録内容と食い違いがあれば送信しない
書類は閲覧期限付きのリンクで送付する。共有リンクは送信の直前まで有効化せず、期限が過ぎると自動で無効に戻す
送信結果を自動で記録する。送信前に送信済みの記録と照合し、同じ書類は二度送らない
お客様がリンクを開くと、開封（クリック）が担当者へ通知される
使用技術
AIの判定は、送付先の候補がちょうど1件に定まったときだけ採用します。候補が複数ある・確信度が低いなどの場合は自動で送付に進めず、「要確認」として止めて人の判断に回す作りにしました。
AIが判定した内容でメールの下書きを自動作成し、担当者が宛名・文面を確認して承認した分だけを送信の対象にしました。承認は下書きが確定した状態のときだけ受け付け、さらに送信の直前にも宛先を再検証して、登録内容と食い違いがあれば送信しない構成です。
送信した書類を自動で記録し、送信前に送信済みの記録と照合する作りにしました。ボタンの連打や操作の重複など、同時に処理が動いた場合の挙動も実機で検証したうえで運用を開始しています。
書類の共有リンクは送信が確定する直前まで有効化せず、送信に失敗した場合はリンクを無効へ戻します。閲覧期限が過ぎたリンクも自動で無効になります。お客様がリンクを開くと担当者へ通知が届き、送りっぱなしにならない運用を支える作りです。
実機での検証を経て本番反映まで完了し、承認から送信・記録までがこのしくみで動いています。
今回のしくみは、「フォルダに保存された書類から送付先を判定し、人の承認を経て一括送信する」という構成です。書類と送付先の対応が決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGoogleドライブやGmailの構成に合わせて設計します。同じような業務がある方は、お気軽にご相談ください。
AIの判定は送付先の候補がちょうど1件に定まったときだけ採用し、迷いがある場合は「要確認」として止めて人が確認します。送信前には担当者が下書きを確認して承認した分だけが送信の対象になり、送信の直前にも宛先を再検証して、登録内容と食い違いがあれば送信しません。また、書類は閲覧期限付きのリンクで送付するため、期限を過ぎたリンクからはファイルを開けません。
送信した書類は自動で記録され、送信前に送信済みの記録と照合して、同じ書類を二度送らない作りにしています。操作が同時に重なった場合の挙動も、実機で検証したうえで運用を開始しました。
原本PDFはお客様のGoogleドライブに保管したまま処理し、外部のストレージへ複製しません。AIによる判定時には、判定に必要な範囲のデータをGemini APIへ送信します。メールの送信は、お客様のGmailから行います。
本番運用では法人向け設定のGemini APIを利用しており、この条件ではプロンプトと応答がAIの学習（製品改善）に使われない規約になっています。なお、不正利用対策のためログが一定期間保存される場合があります。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。