導入事例
自社で使っているWebシステム（SaaS・自社開発の業務システム・取引先や提携先のサイトなど）にログインして、発行される書類をダウンロードし、名前を確認して所定のフォルダへ保存する。そうした毎月の定型作業は自動化できます。
このページでは、Webシステムから書類PDFを自動取得し、書類の名前から格納先を判定してGoogleドライブへ格納、完了をチャットで通知するしくみを構築した実例をもとに、導入前の状況・しくみ・費用の目安を説明します。請求書・作業指示書・月次レポートなど、書類の種類を問わず「Webシステムから書類を取得して振り分ける」業務なら同じしくみが使えます。
技術検証・実装方式の決定・実装・動作確認まで
| お客様 | Webシステムから毎月書類をダウンロードしている中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | Webシステムにログインし、書類PDFを取得して、担当先ごとのGoogleドライブフォルダへ格納する業務 |
| 導入前の運用 | 毎月、担当者がWebシステムへログインして書類PDFを1件ずつダウンロードし、名前を確認して担当先ごとのフォルダへ手作業で振り分け |
| 構築したしくみ | Webシステムへ自動ログイン → 新着PDFを検知・取得 → 書類の名前と格納先フォルダを突合 → 該当するGoogleドライブフォルダへ自動格納 → 完了をチャットへ通知 |
| 導入効果 | ダウンロードから格納・通知までが自動処理に。ご相談を受けた当日に、技術検証から実装・動作確認まで完了（本番運用開始前のため、時間などの実測値は掲載していません） |
| 費用の目安 | お試し自動化 3万円〜 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
導入前は、Webシステムに毎月ログインし、発行された書類PDFを担当者が1件ずつダウンロードしていました。ダウンロードした書類は、名前を確認したうえで、担当先ごとのGoogleドライブフォルダへ手作業で振り分けて格納していました。
書類は毎月発行されるため、ダウンロード・振り分け・格納の一連の作業も毎月発生し続けていました。
サイトへのログインからチャット通知まで、次の5ステップで処理するしくみを構築しました。
Webシステムへ自動ログインする
新着の書類PDFを検知し、ダウンロードする
書類の名前を読み取り、格納先フォルダと突合する
該当するGoogleドライブフォルダへ自動格納する
処理の完了をチャットツール（Chatwork）へ通知する
使用技術
「テストフォルダの作成 → 接続テスト → 試験実行（格納は行わずに結果だけ確認） → 本番実行」と、段階を踏んで進めるメニュー構成にしました。各段階の結果を確認してから次へ進めるため、動作を確かめながら本番へ移行できます。
格納機能のスイッチは初期設定で無効にし、試験実行の結果を人が確認したうえで有効化する手順にしました。振り分けの結果を確認する前に、本番のフォルダへ書類が入ることのない設計です。
対象書類の一部は、システム提供元との契約上、サーバーにPDFが用意されない仕様であることが実装前の技術検証で分かりました。確実に取得できる書類だけを対象範囲として実装しています。
このしくみは、ご相談を受けたその日のうちに、技術検証・実装方式の決定・実装・動作確認までを完了しました。本番運用の開始前のため、削減時間などの実測値は掲載していません。
今回のしくみは、「Webで動く業務システムに自動でログインし、ファイルを取得して、名前で突合し、所定のフォルダへ格納する」という構成です。取得元のシステムと振り分けのルールが決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGoogleドライブやフォルダ構成に合わせて設計します。同じような業務がある方は、お気軽にご相談ください。
Webシステムからのダウンロードや振り分けを手作業で行っているケースでしたら、同じしくみを応用できる可能性があります。
今回の書類自動ダウンロード・格納と同じような自動化を、単発で導入します。
※表示価格は目安です。内容を伺ったうえで個別にお見積もりします。
今回のような自動化を、定例ミーティングで優先順位を決めながら複数並行で進めます。ほかの業務もあわせて継続的に改善したい方向けです。
※ライト・スタンダード・プロの3プラン。作業時間の目安をもとにお見積もりします。
はい。自動ログインのために、対象サイトのログイン情報をお預かりしてしくみの中に設定します。保管場所とアクセスできる人の範囲は、導入前に整理してご説明します。
Webサイトによっては、利用規約で自動アクセスが制限されている場合があります。導入前に対象サイトの規約を確認し、必要に応じてシステム提供元への確認・許諾のうえで進めます。制限がある場合はこの方式での自動化は行わず、別の方法（通知メールからの取得、データ提供機能の利用など）を検討します。
サイトの構成が変わると、取得処理が動かなくなる場合があります。その場合は、変更内容に合わせてプログラムを調整して対応します（運用サポートの範囲で実施）。
導入時は、Googleドライブへの格納を無効にした状態で試験実行を行い、振り分けの結果を人が確認してから格納を有効化する手順にしています。運用開始後に誤った格納に気づいた場合は、振り分けのルールを調整して対応します（運用サポートの範囲で実施）。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。