構築事例
自社で使っているWebシステム（SaaS・自社開発の業務システム・取引先や提携先のサイトなど）にログインして、発行される書類をダウンロードし、名前を確認して所定のフォルダへ保存する毎月の作業を自動化しました。
請求書・作業指示書・月次レポートなど、書類の種類を問わず、Webシステムから書類を取得して振り分ける業務に応用できます。
技術検証・実装方式の決定・実装・動作確認まで
| お客様 | Webシステムから毎月書類をダウンロードしている中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | Webシステムにログインし、書類PDFを取得して、担当先ごとのGoogleドライブフォルダへ格納する業務 |
| 導入前の運用 | 毎月、担当者がWebシステムへログインして書類PDFを1件ずつダウンロードし、名前を確認して担当先ごとのフォルダへ手作業で振り分け |
| 構築したシステム | Webシステムへ自動ログイン → 新着PDFを検知・取得 → 書類の名前と格納先フォルダを照合 → 該当するGoogleドライブフォルダへ自動格納 → 完了をチャットへ通知 |
導入前は、Webシステムに毎月ログインし、発行された書類PDFを担当者が1件ずつダウンロードして、フォルダへ振り分けていました。
書類は毎月発行されるため、ダウンロード・振り分け・格納の一連の作業も毎月発生し続けていました。
サイトへのログインからチャット通知まで、次の5ステップで処理するシステムを構築しました。
Webシステムへ自動ログインする
新着の書類PDFを検知し、ダウンロードする
書類の名前を読み取り、格納先フォルダと照合する
該当するGoogleドライブフォルダへ自動格納する
処理の完了をチャットツール（Chatwork）へ通知する
使用技術
「テストフォルダの作成 → 接続テスト → 試験実行（格納は行わずに結果だけ確認） → 本番実行」と、段階を踏んで進めるメニュー構成にしました。各段階の結果を確認してから次へ進めるため、動作を確かめながら本番へ移行できます。
格納機能のスイッチは初期設定で無効にし、試験実行の結果を人が確認したうえで有効化する手順にしました。振り分けの結果を確認する前に、本番のフォルダへ書類が入ることのない設計です。
対象書類の一部は、システム提供元との契約上、サーバーにPDFが用意されない仕様であることが実装前の技術検証で分かりました。確実に取得できる書類だけを対象範囲として実装しています。
似たような作業にお悩みの方はお気軽にご相談ください。
ご相談・お問い合わせ今回のシステムは、「Webで動く業務システムに自動でログインし、ファイルを取得して、名前で照合し、所定のフォルダへ格納する」という構成です。取得元のシステムと振り分けのルールが決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGoogleドライブやフォルダ構成に合わせて設計します。
この事例と同じ規模のシステムの参考価格です。お使いのツールや環境、細かい設計によって変わるため、内容を伺ったうえでお見積もりします。
継続的にさまざまな業務を自動化したい場合は、「AI業務自動化 月額支援プラン」（月額5万円〜・税別）でお手伝いします。料金プランを見る
はい。自動ログインのために、対象サイトのログイン情報をお預かりしてシステムの中に設定します。保管場所とアクセスできる人の範囲は、導入前に整理してご説明します。
Webサイトによっては、利用規約で自動アクセスが制限されている場合があります。導入前に対象サイトの規約を確認し、必要に応じてシステム提供元への確認・許諾のうえで進めます。制限がある場合はこの方式での自動化は行わず、別の方法（通知メールからの取得、データ提供機能の利用など）を検討します。
サイトの構成が変わると、取得処理が動かなくなる場合があります。その場合は、変更内容に合わせてプログラムを調整して対応します（「AI業務自動化 月額支援プラン」では支援の範囲に含みます）。
導入時は、Googleドライブへの格納を無効にした状態で試験実行を行い、振り分けの結果を人が確認してから格納を有効化する手順にしています。運用開始後に誤った格納に気づいた場合は、振り分けのルールを調整して対応します（「AI業務自動化 月額支援プラン」では支援の範囲に含みます）。
内容を拝見して、原則24時間以内にメールでご返信し、確認したい点や今後の進め方をご案内します。オンラインでのご相談をご希望の場合は、お知らせください。こちらから営業のお電話をすることはありません。