導入事例
法令や契約で定期的な点検・報告が義務付けられている業務では、報告書PDFが毎月まとまって発生します。その仕分けと格納が手作業のままなら、そこを自動化できます。
このページでは、数十社分の報告書PDFをAIが読み取り、顧客名・施設名・書類種別を判定して該当フォルダへ自動格納するしくみを導入した実例をもとに、導入前の状況・しくみ・効果・費用の目安を説明します。報告書に限らず、請求書・FAX・注文書など「届いたファイルを内容で仕分ける」業務なら同じしくみが使えます。
| お客様 | 法令にもとづく点検・報告業務を行う中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | 報告書PDFの顧客別・施設別の仕分けと格納 |
| 導入前の運用 | 数十社分の報告書PDFを担当者が1件ずつ開いて確認し、手作業でフォルダへ仕分け。確認の負荷に加えて誤格納のリスクもあった |
| 構築したしくみ | 投入フォルダのPDFをAIが読み取り → 顧客名・施設名・書類種別を判定 → 該当フォルダへ自動格納。判定に迷うものは確認用フォルダへ退避し担当者へ通知 |
| 導入効果 | 手作業の仕分けが自動化され、人は判定に迷う例外の確認だけに。空いた時間を判断が必要な仕事に使えるようになった |
| 費用の目安 | お試し自動化 3万円〜 月額伴走プラン 5万円〜/月 |
導入前は、数十社分の報告書PDFをGoogleドライブで管理していました。届いた報告書は担当者が1件ずつ開き、どの顧客・どの施設の書類かを確認したうえで、顧客別・施設別のフォルダへ手作業で移動していました。
1件ずつの確認にかかる負荷と、仕分け先を誤るリスクが課題になっていました。
PDFの投入からフォルダ格納まで、次の5ステップで処理するしくみを構築しました。
受信・スキャンした報告書PDFを指定の投入フォルダに置く
AIがPDFの中身を読み取り、顧客名・施設名・書類種別を判定する
判定結果に従って、顧客別・施設別の該当フォルダへ自動格納する
判定に迷うものは自動格納せず、確認用フォルダへ退避して担当者へ通知する
誤判定に気づいた場合は、判定ルールとAIへの指示を調整して対応する（運用サポートの範囲で実施）
使用技術
今回のしくみは、「届いたファイルをAIが読み取り、決まった場所へ仕分ける」という構成です。届くファイルと仕分け先のルールが決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGoogleドライブやフォルダ構成に合わせて設計します。同じような業務がある方は、お気軽にご相談ください。
印字された書類の読み取りが基本です。手書き部分の読み取り精度は書類の状態によって変わるため、実際のサンプルで精度を確認してから、自動化する範囲を決めることをおすすめしています。
AIが判定に迷った書類は自動格納せず、確認用フォルダに退避して担当者へ通知します。誤って格納された書類に気づいた場合は、判定ルールとAIへの指示を調整して対応します。
顧客別・施設別など、いまお使いのフォルダ構成に合わせて設計します。顧客名をプログラムに直接書き込まない方式のため、顧客や施設が増えた場合も設定の追加だけで対応できます。
原本PDFはお客様のGoogleドライブに保管したまま処理し、外部のストレージへ複製しません。AIによる判定時には、判定に必要な範囲のデータをGemini APIへ送信します。送信する範囲・保存場所・アクセス権限は、業務内容と社内ルールに合わせて事前に整理します。ご希望に応じてNDA（秘密保持契約）も締結します。
利用するAIサービスのデータの取り扱い条件を確認し、業務内容に合わせて選定・運用します。気になる点は、導入前のご相談時にお答えします。
内容を拝見して、2営業日以内にご返信します。