構築事例
定期点検を行う会社で、毎月まとまって届くPDFの点検報告書を、顧客別・施設別のフォルダへ仕分け・保存する作業を自動化しました。
報告書に限らず、請求書・ネットFAX・注文書など、届いたファイルを内容で仕分ける業務に応用できます。
| お客様 | 法令にもとづく点検・報告業務を行う中小企業 |
|---|---|
| 対象業務 | 点検報告書の自動仕分け・保存 |
| 導入前の運用 | 数十社分の点検報告書を担当者が1件ずつ開いて確認し、手作業でフォルダへ仕分け。確認の負荷に加えて保存先を間違えるリスクもあった |
| 構築したシステム | 投入フォルダのPDFをAIが読み取り → 顧客名・施設名・書類種別を判定 → 該当フォルダへ自動格納。判定に迷うものは確認用フォルダへ退避し担当者へ通知 |
導入前は、数十社分の点検報告書を担当者が1件ずつ開いて確認し、顧客別・施設別のフォルダへ手作業で移していました。
1件ずつの確認にかかる負荷と、仕分け先を誤るリスクが課題になっていました。
PDFの投入からフォルダ格納まで、次の4ステップで処理するシステムを構築しました。
受信・スキャンした点検報告書のPDFを指定の投入フォルダに置く
AIがPDFの中身を読み取り、顧客名・施設名・書類種別を判定する
判定結果に従って、顧客別・施設別の該当フォルダへ自動格納する
判定に迷うものは自動格納せず、確認用フォルダへ退避して担当者へ通知する
使用技術
似たような作業にお悩みの方はお気軽にご相談ください。
ご相談・お問い合わせ今回のシステムは、「届いたファイルをAIが読み取り、決まった場所へ仕分ける」という構成です。届くファイルと仕分け先のルールが決まっている業務であれば、同じ構成を応用できる可能性があります。
いずれも、いまお使いのGoogleドライブやフォルダ構成に合わせて設計します。
この事例と同じ規模のシステムの参考価格です。お使いのツールや環境、細かい設計によって変わるため、内容を伺ったうえでお見積もりします。
継続的にさまざまな業務を自動化したい場合は、「AI業務自動化 月額支援プラン」（月額5万円〜・税別）でお手伝いします。料金プランを見る
読み取れます。精度は書類の状態によって変わるため、実際のサンプルで精度を確認してから、自動化する範囲を決めることをおすすめしています。
AIが判定に迷った書類は自動格納せず、確認用フォルダに退避して担当者へ通知します。誤って格納された書類に気づいた場合は、判定ルールとAIへの指示を調整して対応します。
顧客別・施設別など、いまお使いのフォルダ構成に合わせて設計します。顧客名をプログラムに直接書き込まない方式のため、顧客や施設が増えた場合も設定の追加だけで対応できます。
原本PDFはお客様のGoogleドライブに保管したまま処理し、外部のストレージへ複製しません。AIによる判定時には、判定に必要な範囲のデータをGemini APIへ送信します。送信する範囲・保存場所・アクセス権限は、業務内容と社内ルールに合わせて事前に整理します。ご希望に応じてNDA（秘密保持契約）も締結します。
学習に使われない設定・プランのAIサービスを選んで利用します。使用するサービスとデータの取り扱い条件は、導入前に確認して共有します。
内容を拝見して、原則24時間以内にメールでご返信し、確認したい点や今後の進め方をご案内します。オンラインでのご相談をご希望の場合は、お知らせください。こちらから営業のお電話をすることはありません。